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单证员是做什么的(一文搞懂外贸各个岗位的职责)

外贸跟单: 负责产品的品质,防止出现与合同不符的颜色,规格,款式,以及对产品本身…

外贸跟单

负责产品的品质,防止出现与合同不符的颜色,规格,款式,以及对产品本身的质量监督,合格率的监督,出货数量的监督,出货时间的监督等等。从生产到出口,一切都跟踪。

外贸跟单员要掌握的基本知识:

1、一定的外语基础和专业外语

2、外贸出口基础知识

3、生产基础知识

4、产品包装基础知识

5、货运基础知识

6、外贸结算基础知识

外贸跟单员的职责:跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中,以客户定单为依据,跟踪产品(服务)运作流向并督促定单落实的专业人员,是各企业开展各项业务,特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。

外贸业务员:

1.合同的确立、签署、执行和跟踪

1.1合同条款的确立

与客户协商、谈判,确立合同项目。包括所购产品的价格、数量、规格、颜色、贴花,品牌及其他要求;贸易国别;贸易术语;付款方式;唛头;交货期;目的港;配件额度及其他条款。

1.2销售合同/形式发票的签署

1)确认合同条款后,由业务人员开具销售合同/形式发票予客户确认并签署回传;

2)收取订金或信用证

1.3合同的执行

向工厂下达生产定单,所需文件包括:产品技术状态表、形式发票、合同执行计划及其他附件。

1.4合同跟踪

备货期间,对定单生产情况进行跟踪,并告知客户生产进度和交货时间。

2.验货

主要是涉及合同条款的项目,如颜色,数量,规格,唛头,品牌等进行查验,保证按时、准确交货。

3.产品发运和交付单证

2.1产品的发运

应在货备妥之前,提前与船公司或货代联系,填写提货委托单后传真给运输公司和供货方,安排发运事宜。由运输公司持提货委托到指定地点提货,发运。

2.2交付单证

1)把制作好的各种单据,包括箱单,装箱单明细,商业发票,提单及原产地证副本交与客户确认。

2)催收尾款,并寄发单据正本。

4.售后问题的处理

3.1及时处理索赔问题

因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的,业务人员应及时处理。

3.2收集产品反馈信息

收集有关产品质量问题、市场对产品需求的反馈信息,归纳,整理,为产品的整改和新产品开发提供意见和建议。

5.现有客户维护和新客户开发

4.1现有客户关系维护

1)处理好定单和索赔问题,保证交货期和产品质量,协调与客户之间的关系

2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策,并提供一定程度的广宣支持,塑造良好的企业和品牌形象。

3)在国外的重要节假日里,需发送电子贺卡以示问候。

4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。

4.2新客户开发

通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场,寻找新的客源。

6.其他相关职责

5.1外事接待

5.2建立客户档案,产品档案,质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份,以备查用。

5.3留意市场动态并收集相关产品和市场信息,统计、整理、归档。

5.4提交月/季度报表和年度总结。

5.5注意提升业务员自身产品知识、英语和业务能力。

外贸业务员的工作内容和职责:

1、及时安排好打样。要按客户的要求,书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素:货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照大货订单格式,即货号-颜色-数量应列出表格,而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后,方能安排打样,外贸部经理不在时,由外贸部经理指定的人签字。如涉及XX模、五金模具是否要开,应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料,应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的,应马上汇报外贸部经理,由外贸部经理决定如何处理。



样品完成后,应仔细审核样品,寄出前,必须拍照存入电脑档案。如果是新客户,样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付,需请示经理,由经理决定。总的原则是:如果是少量样品,样品免费,运费到付。如样品数量较多,应考虑样品收费,运费到付。



2、严格把握“核价单”,精确地报出美金销售价格。一般情况下,核价单只要掌握两种就可,一种是“一般贸易核价单”,一种是“进料加工核价单”。核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划部索取核价单时,应拿到Excel的电子格式,而不是纸张打印件。拿到计划部提供的核价单后,业务员应逐字逐行进行审核,检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误,如发现一个XX皮康纸的金额为5元,一个XX里布的用量为1米,应立即通知计划部,要求计划部立即改正错误。

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当遇到计划部未能及时提供核价单,客户又要马上提供报价时,业务员应立即动手,收集相应的核价单数据,自己制作出准确的核价单。

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业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。



利润=美金卖价X汇率X0.96-成本

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销售利润率=利润÷(美金卖价X汇率)X100%

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美金卖价确定后,原则上必须经外贸部经理审核后,方能对外报价。个别客户提出佣金要求的,业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚,由经理决定如何操作。

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确定美金卖价,总的原则如下:

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。。。。。。。。。。。。。

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(此处有删节,因涉及阿瑟供职公司的商业业务)



3、积极主动与客户保持联系,促使客户及早下订单。样品寄给客户之后,应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品,确认客户样品收到后,应立即发信给客户,非常客气地询问客户对样品的评价,询问客户是否有下订单的可能。

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4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后,业务员应在第一时间整理出中文订单,并立即下发到有关部门。客户下订单后,业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情,全身心投入到对客户订单的分析,围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素,与打样时的最后确认样核对(必要时要再次与打样间沟通),如有客户交待不清的,应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后,立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中文订单下发,整个过程的时间,能半小时解决的,坚决不能用1小时解决,能1小时解决的,坚决不能用2小时解决,以此类推。整个过程,最长不能超过48个小时。如果期间业务员正好轮到休息,则无条件调休。如客户原始订单有交待不清,业务员发电子邮件后,客户在上班时间的4个小时内没有回复的,此时业务员应立即做两件事:第一,打电话给客户,催促客户尽快书面回复;第二,口头汇报外贸部经理,讲明情况,如外贸部经理提出新的建议的,立即按经理的要求去做。



中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是“发:沈阿瑟(1)、张三(6)、李四(3)、王五(6)、钱六(5)、赵七(1)、李八(1),共23份。”

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中文订单中应绝对杜绝模糊语言,如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。



在中文订单的右下角,业务员应手工亲笔签下自己的姓名,而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名,表明业务员已对订单的内容已经彻底审核,已经没有任何丝毫的差错,也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。



当然,订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账,或信用证到手。如定金或信用证未到位,可下发订单,让计划部先计算用料,但要书面通知采购部:“所有物料采购等通知”。

简要地说,外贸业务员主要负责联系客户,签订合同。外贸跟单员主要负责合同的执行,主要包括(但不限于)备货、租船订舱、报验、报关、制单结汇、收汇核销、退税等。

外贸业务员的工作挑战性大,机遇也多,工作压力大,前途远大,对从业水平要求比较高,待遇比较好;外贸跟单员工作要求认真仔细,有责任感,专业水平好,但工作压力相对较小,挑战性也差,前途一般,待遇不会有大的发展,但是,外贸跟单员往往是业务员的基础。

外贸单证:

外贸助理:大致的工作职责如下: 1.货物出口的一系列单证,船务操作 2.与国外客户的对接:在实际操作单子的时候,需要与客户确认各项事宜,从前期的寄样,确认样品,到大货生产的进度,到尾期,都要与客人保持沟通. 3.与工厂的衔接:客人下了单子以后,那么就要与工厂,跟单保持沟通,随时跟进进度. 实际上,我这边还是以文件跟踪多一点,平时按经理的要求,做的文件比较多.

外贸经理:

外贸采购:

外贸财务:

报关员:通俗的讲报关员的工作就是代表企业向海关办理进出口货物报关、纳税等海关事务。凡是进出中华人民共和国关境的运输工具(轮船、汽车、飞机等)、货物、物品(邮递或进出境时个人携带的)都要受中国海关的监督管理,海关实施监管的方式一般有备案、审单、查验、放行、后续管理等,此外海关对进出境活动的运输工具、货物、物品还要执行或监督执行国家其他对外贸易管理制度的实施,比如进出口许可证制度、外汇管理制度、进出口商品检验、检疫制度、文物管理制度等等。不同的进出口货物需要向海关提供不同的文件,并按海关的相应规章履行相应的手续。报关员的主要工作就是要根据国家的法律法规、海关的办事程序判断某些货物需要何种手续并准备相关文件、按要求制作报关单等并向海关申报,还要配合海关查验、缴纳相关税费等。在某些企业报关员除了承担向海关报关的工作外还承担在商品检验检疫局办理商品检验检疫手续、向国家外汇管理局办理外汇核销手续、向外经贸管理部门办理相应的审批手续等。 二、 如何才能从事报关员工作 从上面的介绍中可以看到报关员的工作中需要执行诸多的国家管理制度、海关相关规章规定以及严格的申报程序要求。这就要求报关员要具备一定国际贸易等相关知识和报关的专业知识,还要掌握报关的专业技能。也就是说报关工作是一种知识性广、技能性强、需要丰富实践经验的综合性智力劳动。因此中华人民共和国海关确立了报关员执业准入制度,也就是报关员需要取得报关职业资格方能从事报关员工作。为此,我国《海关法》第十一条规定:“未依法取得报关从业资格的人员,不得从事报关业务。”以法律形式明确了从事报关员工作的资格制度。取得报关职业资格的方式是通过海关总署组织的全国报关员资格统一考试,获取《报关员资格证书》。 此外取得《报关员资格证书》只是从事报关员工作的必备条件,报关员工作不是自由职业,报关员是为企业服务的,报关员还必须受聘于某企业并在所从事报关工作的海关进行注册再领取《报关员证》才能开展报关工作。 三、 报关员一般在什么样的企业工作 人们习惯于把报关员工作的企业分为自理报关企业和代理报关企业、专业报关企业。自理报关企业是指经对外贸易主管部门或其授权部门批准从事对外贸易经营活动也就是有进出口经营权的企业。这些企业有贸易型的、生产型的、仓储型的。贸易型的主要是一些进出口贸易公司、进出口公司等。生产型的一般包括三资企业、进出口业务量较大国内生产型企业,他们进出口的业务主要是进口自用货物,出口自产产品。仓储型的主要经营保税区、保税仓库等企业。 代理报关企业一般是经营国际货物运输代理、国际运输工具代理等业务的企业,接受委托代办进出口货物、国际运输工具的报关、纳税等海关事务。它包括对外贸易运输公司、外轮代理公司、货物运输代理公司等。 专业报关企业是指经海关批准的专门接受进出口货物收发货人的委托,代理办理进出口货物报关、纳税等海关事务的企业。这些企业一般称作报关行、报关公司等。这样的企业一般报关量比较大、报关货物种类繁多,工作更有专业性。 四、 报关员的待遇水平 报关员的待遇因其工作的地区不同、企业不同以及从事报关工作的经验的不同而出现较大的差距。一般从700、800元到5000、6000元不等。高薪的报关员主要存在于对外贸易发达的地区,并且是从事报关工作多年有着丰富经验的报关员。对于刚刚拿到报关员证的新人一般也就是当地工资的平均水平,特别是在新一批报关员刚刚拿到报关员证集中在同一时间找工作的时候,有些招聘单位会降低待遇和提高招聘条件。但待遇的提升是可以预期的,一般的新人再工作一段时间有了一些经验和独立工作的能力后待遇一般都会有较大的增加。近几年有经验的报关员在一些地区始终是比较紧缺的。 五、报关员的前景 我国的经济水平在世界上还处于发展阶段,国际贸易的贸易量还有很大的增长空间。这个增长空间也是对报关员的需求空间(不一定是同比增长)。而近几年海关总署也一直在控制着报关员执业资格人员增长的幅度(每年基本上是一万一、二千人)力求做到保障需求、竞争有序。 而对于报关员个人而言,随着我国加入WTO、法律法规的完善,国际贸易秩序更规范,对报关员的素质要求也逐步提升。正是因为报关员素质还有很大的提升空间,也同时造成了报关员待遇的提升空间。因此对于报关员个人如果能在知识、技能的广度和深度上不断提高自己在事业的发展上前景是非常广阔的。

报检员:报检员工作内容及作用:

主要是向出入境检验检疫机构进行登记,填写报检单并提供相应的随附单证。报检员在申请检验、检疫、鉴定工作时,应按规定缴纳检验检疫费用(事后由检验检疫部门的人员进厂检验),对出入境不合格货物,应及时向检验检疫机构汇报。报检的工作对维护国家安全,人民生命健康,企业合法权益起着重大的作用。查验的东西包括:动植物、食品卫生、包装证明(如熏蒸证明)等等。

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